Conciliación bancaria automática con Norma 43: guía práctica

Conciliar el banco es una de esas tareas que nadie elige y que todo el mundo necesita tener al día. Mientras no está hecha, la tesorería es una suposición: no sabes qué clientes te han pagado de verdad, qué recibos se han devuelto ni si el saldo contable coincide con el del banco.

La conciliación bancaria automática cambia el reparto del trabajo: el sistema hace el cruce mecánico entre el extracto y la contabilidad, y tu equipo dedica el tiempo a lo único que necesita criterio, que son las diferencias. En esta guía vemos qué es exactamente conciliar, cómo funciona el formato Norma 43 y cómo se monta este cruce sobre un ERP como SAP Business One.

¿Qué es conciliar el banco y por qué importa?

Conciliar es comprobar que lo que dice el banco y lo que dice tu contabilidad cuentan la misma historia. Cada cargo y cada abono del extracto debería tener su apunte en el ERP: un cobro de cliente, un pago a proveedor, una comisión, una remesa de recibos o un traspaso entre cuentas.

Cuando las dos versiones no coinciden, hay una explicación detrás:

• Un cliente ha pagado y nadie ha registrado el cobro.
• Un recibo domiciliado se ha devuelto y la factura sigue figurando como cobrada.
• El banco ha cargado una comisión o unos intereses que no están contabilizados.
• Un cliente ha pagado varias facturas en una sola transferencia, o una factura en varios pagos.
• Hay un error de importe o de fecha en el apunte contable.

Sin conciliar, esos desajustes se acumulan. El saldo pendiente de los clientes deja de ser fiable, las reclamaciones de cobro se hacen a quien ya pagó y el cierre contable se convierte en una búsqueda de diferencias de semanas atrás.

¿Qué es la Norma 43 (AEB/CSB43)?

La Norma 43, también llamada cuaderno 43 o AEB/CSB43, es el formato estándar de la banca española para los extractos de cuenta. Nació en el antiguo Consejo Superior Bancario (CSB) y hoy lo mantiene la Asociación Española de Banca (AEB). Su gran ventaja es que la estructura es la misma en todos los bancos, así que un programa que lee el Norma 43 de un banco puede leer el de cualquier otro, aunque cada entidad rellena a su manera los conceptos y los textos complementarios.

Es un fichero de texto plano con registros de 80 posiciones de longitud fija. Cada línea empieza por un código que indica qué tipo de información contiene.

Cómo está organizado un fichero Norma 43

Código	Registro	Qué contiene
11	Cabecera de cuenta	Banco, oficina, número de cuenta, fechas del periodo y saldo inicial
22	Movimiento	Fecha de operación, fecha valor, concepto común, signo (cargo o abono), importe, número de documento y referencias
23	Concepto complementario	Texto adicional del movimiento, como el nombre del ordenante o el detalle de la transferencia
24	Equivalencia de divisa	Importe en la divisa original cuando el movimiento no es en euros
33	Final de cuenta	Número y suma de cargos y abonos, y saldo final
88	Fin de fichero	Cierre del fichero

Lo importante para conciliar está en los registros 22 y 23: importe, fechas, concepto y, sobre todo, las referencias y el texto libre, que es donde suele aparecer el número de factura o el nombre del cliente.

¿Por qué la conciliación manual se atasca?

A mano, conciliar significa abrir el extracto en una pantalla, la contabilidad en otra e ir punteando. Funciona con pocas cuentas y pocos movimientos, pero se rompe en cuanto el volumen crece:

• Descargas dispersas. Cada banco tiene su web, su usuario y su forma de exportar. Solo reunir los extractos ya lleva su tiempo.
• Referencias que no coinciden. El cliente escribe «fra. 1234 marzo» en el concepto, o directamente no escribe nada, y alguien tiene que deducir a qué factura corresponde.
• Pagos agrupados o parciales. Una transferencia que liquida seis facturas o una factura cobrada en tres plazos no se resuelven con una búsqueda por importe.
• Retrasos que se acumulan. Lo que no se concilia hoy se mezcla con lo de mañana, y el error de hace tres semanas cuesta mucho más de encontrar.
• Dependencia de una persona. Muchas veces solo quien concilia sabe por qué ese movimiento casa con ese apunte. Si esa persona falta, la tarea se para.

¿Cómo funciona la conciliación bancaria automática con el ERP?

El principio es sencillo: dejar que el sistema haga el trabajo repetitivo y que las personas solo intervengan donde hace falta pensar. El proceso tiene tres pasos.

1. Importar los extractos

Se cargan los ficheros Norma 43 de cada cuenta. Como el formato es estándar, la herramienta lee igual los extractos de todos los bancos y obtiene, para cada movimiento, su fecha, su importe, su signo, su concepto y sus referencias.

2. Cruzar con los cobros y pagos del ERP

Cada movimiento bancario se compara con los cobros y pagos registrados en el ERP. Los criterios habituales de cruce son el importe, la proximidad de las fechas y la coincidencia de referencias o textos, como un número de factura o el nombre del cliente en el concepto. Cuanto más ordenado esté el registro de cobros y pagos en el ERP, más movimientos encajan a la primera.

3. Proponer, revisar y confirmar

El resultado no es una caja negra: es una propuesta. Lo que encaja con claridad aparece emparejado, lo dudoso queda señalado y lo que no tiene pareja se lista aparte. Tu equipo revisa, corrige si hace falta y confirma.

	Conciliación manual	Conciliación bancaria automática
Obtención de datos	Extracto de cada banco en su web y en su formato	Ficheros Norma 43 de todos los bancos con el mismo formato
Cruce	Punteo línea a línea entre dos pantallas	El sistema propone las parejas con el ERP
Trabajo del equipo	Revisar todos los movimientos	Revisar solo las excepciones
Visibilidad	En la cabeza o en la hoja de cálculo de quien concilia	Tablero con lo conciliado, lo pendiente y las diferencias
Varias sociedades	Repetir el proceso empresa por empresa	Centralizado en un mismo sitio

¿Qué queda para revisión humana?

Automatizar no significa aceptar sin mirar. Hay movimientos que por naturaleza necesitan criterio:

• Movimientos sin apunte en el ERP: comisiones, intereses, cargos imprevistos o cobros que nadie ha registrado todavía. Hay que decidir cómo se contabilizan.
• Diferencias de importe: un cliente que descuenta una nota de abono por su cuenta o un pago con gastos de transferencia descontados.
• Pagos agrupados o parciales: una transferencia que salda varias facturas necesita que alguien confirme el reparto.
• Devoluciones de recibos: hay que deshacer el cobro, reclamar al cliente y, a menudo, cargar los gastos de devolución.
• Referencias ambiguas: dos facturas del mismo importe al mismo cliente, por ejemplo.

La ventaja es que estos casos dejan de estar escondidos entre cientos de movimientos que cuadran solos. Aparecen separados, a la vista, y el equipo contable puede dedicarles la atención que merecen.

Multiempresa y multibanco: donde más se nota

El esfuerzo de conciliar crece con cada cuenta y cada sociedad. Un grupo con varias empresas, cada una con cuentas en varios bancos, multiplica descargas, pantallas y punteos.

Una herramienta multiempresa y multibanco permite tratar todos los extractos desde un mismo sitio, sabiendo en todo momento qué cuenta de qué sociedad está al día y cuál no. Para la dirección financiera, eso se traduce en una foto de tesorería del grupo que no depende de que cada responsable haya terminado su parte.

Conciliación bancaria automática con SAP Business One: ReconOne

Si tu ERP es SAP Business One, en ECINSA hemos desarrollado ReconOne, una solución propia, desarrollada por nosotros y ya en producción. Hace exactamente lo descrito en esta guía:

• Lee los ficheros Norma 43 de todos tus bancos.
• Cruza los movimientos con los cobros y pagos registrados en SAP Business One y propone el emparejamiento.
• Muestra un tablero con lo que está conciliado, lo que falta y dónde están las diferencias.
• Es multiempresa y multibanco, pensado para grupos con varias sociedades.
• No expone tu SAP a internet: no hace falta abrir puertos en tu servidor.

Si todavía no tienes un ERP y estás valorando dar el paso, te puede interesar cuándo necesita tu empresa un ERP y qué es SAP Business One.

Conciliar es la mitad: la otra mitad son las facturas

La conciliación funciona mejor cuanto más completo está el ERP. Si las facturas de proveedor entran tarde porque hay que teclearlas, los pagos tampoco cuadrarán a tiempo. Por eso muchas empresas combinan la conciliación con la automatización de las facturas de proveedor mediante Invoxa, que deja los borradores hechos en SAP Business One. Lo contamos en detalle en cómo automatizar las facturas de proveedor.

¿Cómo empezar?

No hace falta un gran proyecto. Estos son los pasos razonables:

1. Haz inventario de cuentas. Qué sociedades, qué bancos y qué cuentas concilias hoy, y con qué frecuencia.
2. Comprueba que puedes descargar Norma 43 desde la banca electrónica de cada banco. Si alguno no lo ofrece a la vista, pregúntale a tu gestor.
3. Revisa cómo registras los cobros y pagos. Si las referencias del ERP son coherentes, el cruce automático encaja más movimientos a la primera.
4. Empieza por una sociedad y un banco. Concilia en paralelo unas semanas para comparar el resultado con tu método actual.
5. Amplía al resto de cuentas y sociedades cuando el equipo esté cómodo con el tablero.
6. Fija una rutina. Con el cruce automático, conciliar a diario o cada pocos días deja de ser un esfuerzo, y los descuadres se detectan cuando aún son recientes.

Si tu empresa ya trabaja con SAP Business One y tiene cierto volumen, encontrarás más soluciones como esta en la página de mediana y gran empresa.

¿Hablamos?

Si conciliar el banco le cuesta a tu equipo más horas de las que debería, cuéntanos cuántas sociedades y bancos manejáis y cómo lo hacéis hoy. Te enseñaremos ReconOne con tus propios extractos para que veas qué cuadra solo y qué queda para revisar. Escríbenos desde la página de contacto.