Qué es SAP Business One: guía completa para pymes

Si tu empresa ha crecido a base de Excel, un programa de facturación y mucha memoria de las personas clave, probablemente ya has oído hablar de SAP Business One. Es uno de los ERP más conocidos para pymes, pero el nombre de SAP todavía asusta a muchos gerentes: lo asocian a proyectos enormes y presupuestos de multinacional.

En esta guía te explicamos qué es SAP Business One, qué incluye, para qué empresas tiene sentido y cuándo no, sin tecnicismos. Lo hacemos desde la experiencia: en ECINSA lo implantamos desde 2003, cuando fuimos una de las seis primeras empresas elegidas por SAP para comercializarlo en España.

¿Qué es SAP Business One exactamente?

SAP Business One es el ERP de SAP diseñado para pequeñas y medianas empresas. Un ERP es el sistema que reúne en un solo sitio la información y los procesos de toda la empresa: lo que vendes, lo que compras, lo que tienes en el almacén, lo que fabricas, lo que cobras y lo que pagas.

La idea clave es que todo está conectado. Cuando el almacén sirve un pedido, el stock baja, el albarán queda listo para facturar y la contabilidad lo recoge sin que nadie vuelva a teclear nada. Esa conexión es lo que diferencia a un ERP de un conjunto de programas sueltos.

Si todavía no tienes claro si das el salto, te recomendamos leer antes cuándo necesita tu empresa un ERP y cómo elegir un ERP para tu pyme.

¿Qué módulos incluye SAP Business One?

SAP Business One cubre de serie las áreas principales de una pyme. Estas son las que más se usan.

Finanzas y contabilidad

Contabilidad general, tesorería, bancos, presupuestos, activos fijos y cierres. La contabilidad se alimenta de la operación: cada factura, cobro o pago genera su asiento, así que el cierre deja de ser una carrera contra el calendario.

Ventas

De la oferta al pedido, la entrega, la factura y el cobro, con trazabilidad de cada documento. Puedes ver en cualquier momento qué tiene pendiente un cliente, a qué precio se le vendió y qué margen dejó.

Compras

Solicitudes, pedidos a proveedor, recepción de mercancía, factura y pago. Los precios y las condiciones de cada proveedor quedan registrados y se comparan con lo que realmente llega.

Inventario y almacén

Stock en tiempo real por almacén, lotes, números de serie, ubicaciones y valoración. Si tu almacén tiene mucho movimiento, se complementa con un SGA de almacén para trabajar con PDA o pistola sobre los mismos datos. Te lo contamos en qué es un SGA.

Producción y MRP

Listas de materiales, órdenes de fabricación y planificación de necesidades. Para fabricantes con planificación exigente, nuestro MRP propone qué comprar y qué fabricar explicando el porqué de cada número.

CRM

Oportunidades, actividades, campañas y servicio postventa conectados con la ficha del cliente. Comercial y administración ven la misma información.

Informes y analítica

Cuadros de mando y consultas sobre los datos reales. Si quieres que cualquier persona de la empresa pueda preguntar a SAP sin saber de bases de datos, Datalia permite consultarlo escribiendo la pregunta como la dirías.

Área	Qué resuelve	Ejemplo práctico
Finanzas	Contabilidad al día sin reteclear	El cierre mensual sale de la propia operación
Ventas	Del presupuesto al cobro en un flujo	Saber qué pedidos están sin servir ni facturar
Compras	Control de proveedores y costes	Comparar lo pedido con lo recibido y facturado
Inventario	Stock fiable por almacén, lote y serie	Localizar un lote concreto en segundos
Producción	Fabricar con materiales y costes controlados	Lanzar una orden con su lista de materiales
CRM	Seguimiento comercial unido a la gestión	Ver oportunidades y deuda del cliente en una ficha
Informes	Decisiones con datos reales	Margen por cliente, familia o comercial

¿Para qué empresas es SAP Business One?

SAP Business One encaja especialmente en pymes que ya han superado la etapa del programa de facturación y necesitan orden para seguir creciendo. Algunos perfiles típicos:

• Distribuidores y mayoristas con muchas referencias, varios almacenes y márgenes ajustados. Mira cómo lo planteamos en distribución mayorista.
• Fabricantes que necesitan controlar listas de materiales, costes y plazos. Lo explicamos en fabricación industrial.
• Empresas que trabajan con grandes clientes que exigen intercambio electrónico de documentos. Ahí entra nuestra plataforma EDI; si no sabes qué es, empieza por qué es EDI.
• Grupos con varias sociedades que quieren la misma forma de trabajar en todas.
• Empresas de servicios, construcción o comercio que necesitan controlar proyectos, obras o tiendas en un único sistema.

Hay sectores con necesidades muy concretas. Por ejemplo, en ERP para distribuidores de pintura contamos cómo se resuelven fórmulas, lotes y caducidades.

¿SQL Server o SAP HANA?

SAP Business One funciona sobre una de estas dos bases de datos. No cambia lo que ves en pantalla en el día a día, pero sí condiciona la infraestructura y algunas posibilidades de análisis.

	SQL Server	SAP HANA
Qué es	Base de datos de Microsoft	Base de datos en memoria de SAP
Punto fuerte	Muy conocida por los equipos de sistemas	Orientada a sacar partido al análisis de datos
Cuándo se suele elegir	Infraestructura Microsoft ya existente	Mucho volumen de datos o analítica exigente
Qué hay que valorar	Licencias de base de datos y servidor	Requisitos de servidor y del entorno

La decisión correcta depende de tu volumen de datos, de lo que quieras analizar y de dónde vaya a funcionar el sistema. Es una de las primeras cosas que se decide con el partner, y repercute en el coste: lo explicamos en precio de SAP Business One.

¿En la nube o en servidor propio?

Las dos opciones son válidas:

• Servidor propio. SAP Business One se instala en un servidor de tu empresa. Tienes el control físico, pero también la responsabilidad de mantenerlo, actualizarlo y hacer copias. Si eliges esta vía, conviene contar con un mantenimiento de servidores que incluya el servidor del ERP.
• En la nube. El sistema está alojado y tu equipo accede de forma segura desde cualquier sitio, sin servidor en la oficina. Con nuestro servicio de alojamiento nos ocupamos de la infraestructura, las copias y las actualizaciones.

¿Qué ventajas tiene SAP Business One?

• Una sola versión de los datos. Se acaban las hojas de cálculo paralelas y las discusiones sobre qué cifra es la buena.
• Trazabilidad completa. Desde cualquier factura llegas al pedido, al albarán y al cobro.
• Crece contigo. Puedes empezar con unas áreas y unos usuarios y ampliar después.
• Respaldo de SAP. Un fabricante con trayectoria que sigue evolucionando el producto.
• Ecosistema de soluciones. Se amplía con soluciones que trabajan directamente sobre él, como el SGA, el EDI, la conciliación bancaria de ReconOne o la lectura de facturas de Invoxa.

¿Qué limitaciones tiene?

Conviene contarlas, porque elegir bien un ERP también es saber qué no hace:

• No es un programa que se instala y funciona solo. Necesita una implantación con análisis, configuración, migración de datos y formación. Te lo contamos paso a paso en implantación de SAP Business One.
• Algunos procesos sectoriales no vienen de serie. Un almacén con radiofrecuencia, el reparto con firma en el móvil o un portal de pedidos para clientes se resuelven con soluciones complementarias o desarrollo.
• Exige disciplina con los datos. Si los artículos, clientes o precios están mal dados de alta, el ERP lo hará visible en vez de esconderlo.
• Puede ser excesivo para negocios muy pequeños. Si sois dos o tres personas y lo que necesitas es agenda, reservas y cobros, una app de gestión como ECINSA APP suele encajar mejor; por ejemplo, en software para clínicas de fisioterapia.
• Para grandes corporaciones, con muchos países y procesos muy complejos, SAP tiene otros productos más adecuados.

¿Cómo saber si SAP Business One encaja en tu empresa?

Hazte estas preguntas. Si respondes «sí» a varias, merece la pena estudiarlo:

1. ¿Tenéis la información repartida entre varios programas y hojas de cálculo?
2. ¿Tardáis días en saber el margen real por cliente o por producto?
3. ¿El stock del sistema no coincide con el del almacén?
4. ¿Tecleáis lo mismo dos veces, por ejemplo pedidos que llegan por email?
5. ¿Os preocupa cumplir con las nuevas obligaciones de facturación, como VeriFactu?
6. ¿Pensáis abrir otro almacén, otra sociedad o un canal de venta online?

Si buscas una visión de conjunto para empresas de más tamaño, en mediana y gran empresa tienes cómo trabajamos con ellas.

¿Por qué implantarlo con un partner?

SAP Business One llega a las empresas a través de partners. El partner no solo vende las licencias: entiende tu negocio, decide cómo configurar el sistema, migra tus datos, forma a tu equipo y te acompaña después.

En ECINSA somos partner de SAP Business One desde 2003 y trabajamos con tecnología empresarial desde 1982. Además de implantar SAP Business One, hemos desarrollado soluciones propias que ya funcionan sobre él: almacén, EDI, terminal de producción, MRP, intercompany, portal B2B, reparto, firma de albaranes, facturas de proveedor, conciliación bancaria y análisis de datos, entre otras. Así, cuando tu empresa necesita algo que no viene de serie, lo resuelve el mismo equipo que conoce tu SAP.

¿Hablamos?

Si quieres ver SAP Business One con tus propios procesos y no con una demo genérica, cuéntanos cómo trabajas y te preparamos una demostración. También puedes llamarnos al +34 91 715 81 88.