Control de stock en distribución: varios almacenes, un solo dato

Un distribuidor con el que trabajamos tenía cuatro almacenes en provincias distintas, y cada almacén llevaba su propia hoja de cálculo. Cuando un cliente importante preguntaba si había mercancía, el comercial tenía que llamar a dos almacenes, esperar a que alguien mirara la estantería y cruzar los dedos. La respuesta llegaba horas después, a veces al día siguiente. Mientras tanto, otro comercial había vendido la misma mercancía desde otro almacén, y a final de mes alguien pasaba días cuadrando inventarios que nunca terminaban de coincidir.

Es un caso real, y no es raro. En distribución, lo difícil rara vez es vender: lo difícil es conocer en todo momento el stock, dónde está y cuánto cuesta moverlo. En este artículo vemos cómo llevar un control de stock en distribución que aguante varios almacenes, varios vendedores y un ritmo de pedidos que no espera.

¿Qué significa controlar el stock en distribución?

No es solo saber cuántas unidades hay. Un control de stock útil responde a cuatro preguntas a la vez:

• Qué tienes: cantidad por artículo y por formato.
• Dónde está: en qué almacén y, si trabajas con ellas, en qué ubicación.
• De qué está comprometido: cuánto de ese stock ya pertenece a pedidos de otros clientes.
• Cuánto vale y cuánto cuesta moverlo: valoración, traspasos, portes y manipulación.

Si una de las cuatro falla, las demás pierden valor. Puedes saber que hay 200 cajas, pero si 150 están reservadas para un pedido de mañana y las otras 50 están en el almacén equivocado, esa cifra no te sirve para prometer nada.

¿Por qué el stock en Excel no cuadra con el real?

La hoja de cálculo no es el problema en sí. El problema es que el dato y el movimiento físico van por caminos distintos y a ritmos distintos.

	Stock en hojas de cálculo	Stock real en un único sistema
Cuándo se actualiza	Cuando alguien tiene un rato	En el momento en que se registra el movimiento
Quién lo ve	Quien tiene abierta su hoja	Todos, con el mismo dato
Varios almacenes	Una hoja por almacén, sin visión conjunta	Stock por almacén y total en la misma pantalla
Pedidos comprometidos	Se llevan de memoria o no se llevan	Se descuentan del disponible al grabar el pedido
Traspasos	Un apunte en cada hoja, si alguien se acuerda	Un documento con origen y destino
Lotes y caducidades	En columnas que nadie revisa	Asociados a cada entrada y cada salida
Cierre de mes	Días de conciliación	Recuentos para validar, no para reconstruir

Cuando hay un solo almacén y dos personas, la memoria compensa muchos huecos. Cuando hay varios almacenes y un equipo comercial que vende desde cualquiera de ellos, cada hueco se convierte en una venta que no se puede servir o en una compra que no hacía falta.

Stock físico, comprometido y disponible

Este es el concepto que más dinero ahorra en distribución, y el que más se pasa por alto. En SAP Business One, cada artículo muestra por almacén:

• En stock: lo que hay físicamente.
• Comprometido: lo que ya está en pedidos de cliente pendientes de servir.
• Pedido: lo que está pedido a proveedores y aún no ha llegado.
• Disponible: el resultado de restar lo comprometido y sumar lo pedido.

Cuando el comercial graba un pedido, ve el disponible del almacén que corresponde, y puede comprobar en el momento si otro almacén tiene la mercancía. Ya no promete sobre lo que hay en la estantería, sino sobre lo que realmente puede salir. Así se acaban dos problemas a la vez: la venta que luego no se sirve y el mismo stock vendido dos veces desde dos sitios distintos.

¿Cuánto te cuesta mover la mercancía?

En distribución, el margen no se gana solo en la compra. También se pierde en cada movimiento que no aporta nada al cliente:

• Traspasos de urgencia entre almacenes porque el stock estaba en el sitio equivocado.
• Envíos partidos porque un almacén no tenía todo el pedido.
• Portes de vuelta por errores de preparación o entregas fallidas.
• Compras duplicadas porque nadie vio que otro almacén tenía exceso.
• Horas de oficina cuadrando hojas, llamando a almacenes y rehaciendo pedidos.

Ninguno de estos costes aparece en la tarifa del proveedor, pero todos salen de tu margen. Para verlos, los movimientos tienen que estar registrados como documentos: un traspaso con su origen, su destino y su fecha; una entrega con su albarán; una devolución con su motivo. Con eso puedes analizar qué almacenes se reabastecen de urgencia a menudo, qué clientes generan más envíos partidos o qué familias se acumulan en un almacén y faltan en otro.

Varios almacenes, un solo sistema: el caso de los cuatro almacenes

Volvamos al distribuidor del principio. Lo que cambió al conectar sus cuatro almacenes en SAP Business One fue, sobre todo, esto:

1. Un único dato de stock. Cualquier persona de la empresa ve el stock de los cuatro almacenes, por separado y en total, en tiempo real.
2. Disponibilidad confirmada antes de comprometerse. El comercial comprueba el disponible antes de dar una fecha al cliente, no después.
3. Rutas de reparto mejor organizadas, porque se sabe desde qué almacén conviene servir cada pedido.
4. Facturación al confirmar la entrega, sin esperar a que el papel vuelva a la oficina.

No hizo falta cambiar la forma de vender. Hizo falta que todos miraran el mismo dato.

Trazabilidad: saber qué salió, de dónde y hacia quién

Si distribuyes productos con lote, caducidad o número de serie, el control de stock incluye la trazabilidad. No basta con saber cuántas unidades salieron; hay que saber qué lote fue a qué cliente y de qué recepción venía.

SAP Business One gestiona lotes y números de serie por almacén, con su fecha de caducidad. La clave está en que esos datos se registren en cada movimiento y no se completen después. Ahí es donde entra un sistema de gestión de almacén: nuestro SGA trabaja directamente sobre SAP Business One y registra recepciones, picking, expediciones, traspasos e inventarios escaneando con PDA, tablet u ordenador. El lote y la ubicación se validan al escanear, y el stock que ve el operario es el de SAP en ese momento, sin copias intermedias.

Si quieres profundizar en cómo funciona un SGA por dentro, lo explicamos en qué es un SGA.

¿Y cuando la mercancía sale del almacén?

El control de stock no termina en el muelle. Una entrega que no se confirma es stock que ha salido pero que nadie sabe si ha llegado. Con Albaran360, la oficina planifica las rutas, el repartidor lleva la ruta en el móvil y recoge firma, fotos e incidencias en cada parada, y el albarán firmado vuelve a SAP Business One al instante. Una devolución en ruta queda registrada con su motivo, en lugar de aparecer semanas después como una diferencia de inventario.

Cómo empezar a controlar el stock con varios almacenes

1. Limpia el maestro de artículos. Un código por artículo y formato, sin duplicados entre almacenes.
2. Define los almacenes como lo que son, incluido el stock en tránsito si traspasas a menudo.
3. Haz un recuento completo antes del arranque, para empezar con un stock que coincida con la realidad.
4. Registra traspasos como documentos, nunca como dos apuntes sueltos.
5. Enseña a ventas a mirar el disponible, no el físico.
6. Escanea cuando el volumen lo pida, empezando por el almacén o el proceso que más errores genera.

Si todavía trabajas con hojas de cálculo o con un programa de facturación, revisa antes cuándo necesita una empresa un ERP y la visión completa del sector en distribución mayorista. Y si tu empresa ya tiene cierto tamaño, en mediana y gran empresa tienes todo lo que hacemos alrededor de SAP Business One.

¿Hablamos?

Si tus almacenes no se ven entre sí y las respuestas sobre el stock tardan horas, cuéntanos cómo trabajas hoy. Vemos tus almacenes, tus flujos de mercancía y tu forma de vender, y te decimos por dónde empezar. Escríbenos.