Qué es EDI: guía para proveedores de la gran distribución

Si vendes a una gran superficie o a una central de compras, tarde o temprano te llegará la misma frase: «a partir de ahora, los pedidos y las facturas van por EDI». Para muchos proveedores es el primer contacto con un mundo de siglas (ORDERS, DESADV, GLN, EAN…) que parece pensado para complicar la vida.

En realidad la idea es sencilla y, bien montada, te quita trabajo en lugar de añadirlo. Aquí tienes qué es EDI, qué mensajes vas a intercambiar, qué pinta el proveedor EDI en todo esto, cómo conectarlo con tu ERP para que nadie teclee un pedido y los errores que conviene evitar desde el primer día.

¿Qué es EDI?

EDI son las siglas de Electronic Data Interchange, intercambio electrónico de datos. Es el envío de documentos comerciales entre empresas en un formato estructurado y estándar, de sistema a sistema, sin papel y sin nadie que los transcriba.

Un pedido EDI no es un PDF adjunto a un correo. Es un fichero con campos definidos (quién compra, dónde se entrega, qué artículo, cuántas unidades, a qué precio y para qué fecha) que el programa del receptor puede leer sin interpretar nada.

La diferencia práctica es enorme:

• Un PDF lo lee una persona y lo teclea en el ERP, con los errores y el tiempo que eso supone.
• Un mensaje EDI lo lee un programa y lo convierte en un documento del ERP.

En el gran consumo en España el estándar de referencia es EANCOM, un subconjunto de EDIFACT mantenido por GS1. No necesitas sabértelo de memoria, pero sí conviene saber que cada cadena publica su propia guía de implantación basada en él, con campos obligatorios y matices que cambian de un cliente a otro.

¿Por qué lo exigen las grandes superficies y las centrales de compra?

Una gran cadena recibe mercancía de muchísimos proveedores en varios almacenes y tiendas. Gestionar eso con correos, faxes y albaranes en papel sería inviable. Con EDI consigue tres cosas:

• Pedidos sin intermediarios. Salen de su sistema de reaprovisionamiento y llegan al tuyo tal cual.
• Saber qué viene antes de que llegue. El aviso de expedición le dice qué mercancía trae el camión, en qué bultos y, si lo pide, con qué lotes y caducidades.
• Facturas que cuadran solas. Su sistema compara la factura con lo pedido y lo recibido, y solo se detiene en las diferencias.

Para ti, como proveedor, rara vez es opcional: suele ser condición para seguir referenciado. La buena noticia es que las ventajas también son tuyas: menos errores de transcripción, menos discrepancias en la recepción y cobros con menos incidencias.

Los mensajes EDI más habituales

Cada documento del ciclo comercial tiene su mensaje. Estos son los que vas a ver casi siempre:

Mensaje	Qué es	Quién lo envía	Qué hace en tu ERP
ORDERS	Pedido de compra	Tu cliente	Se convierte en un pedido de venta
ORDRSP	Respuesta a pedido	Tú	Confirma, modifica o rechaza líneas del pedido
DESADV	Aviso de expedición (el «albarán electrónico»)	Tú	Sale de la entrega que has preparado
RECADV	Confirmación de recepción	Tu cliente	Te dice qué ha recibido realmente
INVOIC	Factura	Tú	Sale de la factura de venta

Cómo encajan en el ciclo

1. Tu cliente te envía un ORDERS con lo que necesita y dónde lo quiere.
2. Si la cadena lo pide, respondes con un ORDRSP: aceptas el pedido o avisas de que una línea va incompleta o no se puede servir.
3. Preparas la mercancía y, al expedir, envías el DESADV con lo que realmente sale.
4. Tu cliente recibe y, en muchos casos, te devuelve un RECADV con lo que ha entrado en su almacén.
5. Facturas y envías el INVOIC, que tu cliente cruzará con el pedido y la recepción.

Si los cinco mensajes cuentan la misma historia, la factura se paga sin preguntas. Si no, aparecen las incidencias.

GLN y EAN: los dos códigos que lo hacen funcionar

EDI no habla de «el cliente 430012» ni del «artículo PINT-BL-15». Habla en códigos estándar que entienden ambas partes.

GLN: quién y dónde

El GLN (Global Location Number) es un código de 13 dígitos que identifica una empresa o una ubicación: la sede que paga, el almacén que recibe, cada tienda o cada punto de entrega. Un mismo cliente puede tener decenas de GLN, y el pedido indica cuál compra, cuál recibe y cuál factura.

EAN: qué

El EAN (o GTIN) identifica el artículo. Ojo: cada formato logístico suele tener el suyo. La unidad de venta lleva su EAN-13, las cajas suelen tener su propio GTIN (a menudo de 14 dígitos) y cada palé expedido se identifica además con un SSCC, que es el que viaja en el DESADV.

Por qué necesitas una tabla de equivalencias

Tu ERP trabaja con tus propios códigos de cliente, dirección y artículo. Para que un pedido EDI entre solo hace falta traducir cada GLN a su cliente o dirección y cada EAN a su artículo. Sin esos mapeos bien mantenidos, un pedido EDI es solo una lista de números que alguien tiene que interpretar a mano.

¿Qué papel tiene el proveedor EDI?

El proveedor de servicios EDI hace de cartero: te da un buzón, recibe los mensajes de tus clientes, te los entrega y envía los tuyos. Algunos también traducen entre formatos o validan que el mensaje cumple la guía del cliente.

Lo que el proveedor EDI no hace es meter los datos en tu ERP. Ese último tramo es el que decide si de verdad has automatizado o solo has cambiado el sitio donde tecleas. Hay dos formas de cubrirlo:

	Portal web del proveedor EDI	EDI integrado con el ERP
Pedidos	Los lees en una web y los tecleas en tu ERP	Entran como pedidos de venta
Albaranes y facturas	Los vuelves a teclear en la web	Salen de tus propios documentos
Errores de transcripción	Los mismos que con papel	Desaparecen los de tecleo
Volumen que aguanta	Pocos pedidos al mes	Crece sin añadir personas

El portal web te permite cumplir con el cliente, pero el trabajo sigue ahí. Integrado con el ERP, lo único que haces es preparar bien la mercancía.

¿Cómo se integra EDI con el ERP para no teclear nada?

Nuestra especialidad es SAP Business One, y sobre él funciona nuestra propia plataforma EDI. Así trabaja:

• Entrada. Los pedidos (ORDERS) se convierten en pedidos de venta de SAP Business One con el cliente y los artículos ya identificados. Las confirmaciones de recepción (RECADV) quedan registradas y a la vista.
• Salida. La respuesta a pedido (ORDRSP), el aviso de expedición (DESADV) y la factura (INVOIC) se generan desde tus documentos de SAP. Las facturas marcadas en SAP se envían solas.
• Mapeos GLN y EAN. Cada GLN se traduce a su cliente o dirección y cada EAN a su artículo, configurado por empresa.
• Automático o bajo demanda. Entrada y salida programadas o lanzadas a mano cuando lo necesites.
• Seguimiento. Un panel con el estado de cada mensaje, reintentos, acuses y un buscador por documento, GLN o referencia.
• Multiempresa. Varias sociedades del grupo en una sola plataforma.

El almacén también cuenta

Un DESADV solo es fiable si la entrega de SAP refleja lo que sale de verdad por el muelle: cantidades exactas y, cuando toca, lotes y caducidades. Por eso EDI y almacén van de la mano. Con un SGA que trabaja directamente sobre SAP Business One, el operario prepara escaneando y la entrega queda registrada tal cual. Si quieres profundizar, lee qué es un SGA y cuándo lo necesitas.

Errores típicos al implantar EDI

Hemos visto casi todos. Estos son los que más problemas dan:

• Maestros sin limpiar. Artículos sin EAN, EAN duplicados o GLN que nadie ha dado de alta. El pedido llega y no encuentra con qué cruzar.
• Confundir unidad y caja. Asignar el EAN de la caja a la unidad multiplica o divide las cantidades del pedido.
• Avisos de expedición que no cuadran. Enviar el DESADV antes de cerrar la preparación, o con cantidades teóricas, genera discrepancias en la recepción.
• Precios desalineados. Si la factura no coincide con el precio pactado en el pedido, la cadena la rechaza o la retiene.
• Probar solo con el pedido fácil. Cada cadena tiene su guía y sus excepciones: pedidos con varias direcciones de entrega, promociones, artículos nuevos.
• Pensar que es cosa del informático. EDI toca a ventas, almacén y administración. Si uno de ellos no sabe cómo funciona, el circuito se rompe.
• No vigilar los mensajes. Un pedido que no ha entrado es un pedido que no sirves. Necesitas ver de un vistazo qué ha llegado, qué ha salido y qué está pendiente.

¿Por dónde empezar?

1. Pide a tu cliente su guía de implantación y la lista de mensajes que te exige.
2. Revisa tus maestros: EAN de cada formato, GLN de tus clientes y precios.
3. Elige el proveedor EDI que acepte tu cliente.
4. Conecta los mensajes con tu ERP para que entren y salgan desde tus propios documentos.
5. Haz pruebas con pedidos reales, incluidos los complicados, antes de pasar a producción.

Si tu empresa todavía trabaja con un programa de facturación que no puede hacer esto, quizá sea el momento de plantearse si tu empresa necesita un ERP y de conocer qué es SAP Business One. Trabajamos EDI con empresas de alimentación y bebidas, distribución mayorista y pinturas, sectores donde la gran distribución marca las reglas.

¿Hablamos?

Si un cliente te ha pedido EDI, o si ya lo tienes pero sigues tecleando pedidos, cuéntanos cómo trabajas hoy. Revisamos tus mensajes, tus maestros y tu SAP Business One y te decimos qué hace falta para que los pedidos entren solos y las facturas salgan solas. Escríbenos y lo vemos contigo.