Qué es un SGA y cuándo lo necesita tu almacén

Llega un camión, alguien firma el albarán del transportista y la mercancía se queda en el muelle hasta que hay un hueco. Horas después, en la oficina, alguien teclea la entrada en el ERP. Mientras tanto, un comercial vende un artículo que «no hay» y un preparador busca otro que «debería estar en la estantería 4». Si te suena, tu almacén funciona con memoria y papel, y probablemente necesitas un SGA.

Aquí te explicamos qué es un SGA, en qué se diferencia del módulo de inventario de tu ERP, qué procesos cubre, cómo se manejan lotes, caducidades y números de serie, qué terminales se usan y cómo se conecta con SAP Business One.

¿Qué es un SGA?

Un SGA (sistema de gestión de almacén, o WMS en inglés) es el software que dirige y registra los movimientos físicos dentro del almacén: qué entra, dónde se guarda, qué se prepara, qué sale y quién lo ha hecho. Se maneja desde terminales con lector de códigos de barras, de modo que cada movimiento se registra en el momento en que ocurre, escaneando, y no horas después desde un papel.

Dicho de forma sencilla:

• El ERP sabe cuánto stock tienes y cuánto vale.
• El SGA sabe dónde está cada unidad, de qué lote es y quién la ha movido.

¿En qué se diferencia del módulo de inventario del ERP?

Un buen ERP ya lleva el stock. SAP Business One, por ejemplo, controla stock por almacén, lotes, números de serie, ubicaciones y valoración. La diferencia no está tanto en los datos como en quién los registra, cuándo y cómo.

Aspecto	Inventario del ERP	SGA
Quién registra	Personal de oficina	El operario, en el propio almacén
Cuándo	Después, a partir de papeles	En el momento del movimiento
Cómo	Tecleando	Escaneando códigos de barras
Ubicaciones	Se pueden definir	Se usan en cada movimiento
Lotes y series	Se teclean en el documento	Se escanean y se validan al instante
Errores de preparación	Se descubren cuando reclama el cliente	Se detectan al escanear un artículo equivocado
Stock disponible	Con retraso respecto a la realidad	Al día

Si en tu empresa la diferencia entre lo que dice el ERP y lo que hay en la estantería es habitual, el problema no suele ser el ERP: es que el almacén no le cuenta lo que pasa a tiempo.

¿Qué procesos cubre un SGA?

Recepción

La mercancía se recibe contra el pedido de compra (o sin él), escaneando cada línea. Las diferencias de cantidad aparecen en el muelle, no semanas después en la factura del proveedor. Si el artículo va por lotes, se registra el lote y su caducidad en ese momento.

Ubicación

Lo recibido se coloca en un hueco concreto y se escanea la ubicación. A partir de ahí, cualquiera sabe dónde está, aunque no lo haya guardado él. También entran aquí los traspasos entre almacenes y entre ubicaciones.

Preparación de pedidos (picking)

El preparador recibe qué tiene que coger y de dónde. Al escanear cada artículo, el sistema confirma que es el correcto y en la cantidad correcta. Es el proceso donde un SGA suele notarse antes, porque cada error de picking es un cliente molesto, un porte de vuelta y una nota de abono.

Inventarios

Con el stock al día y localizado, los recuentos se pueden hacer por zonas o por ubicaciones sin parar todo el almacén. El operario cuenta, escanea y las diferencias quedan registradas.

Expedición

Lo preparado se embala, se verifica y sale con su entrega registrada. Si trabajas con grandes clientes por EDI, de aquí sale la información del aviso de expedición; te lo contamos en qué es EDI.

Lotes, caducidades y números de serie

Aquí es donde el papel deja de ser una opción.

• Lotes. Agrupan unidades fabricadas o recibidas juntas. Permiten saber qué lote ha ido a qué cliente y, si hay un problema, retirarlo sin retirar todo.
• Caducidades. Van asociadas al lote. En alimentación y bebidas la fecha de caducidad o de consumo preferente es obligatoria en la mayoría de productos y, además, tus clientes suelen exigir una vida útil mínima al recibir.
• Números de serie. Identifican cada unidad individual. Son habituales en maquinaria, electrónica o equipos con garantía.

Un SGA obliga a indicar el lote o la serie en cada movimiento que lo requiere, y lo valida al escanear. Así la trazabilidad hacia delante (a qué clientes fue este lote) y hacia atrás (de qué recepción venía) se construye sola, sin que nadie tenga que acordarse de apuntarla.

Otro detalle que da muchos problemas: las unidades de medida. Compras por palés, almacenas por cajas y vendes por unidades. Un SGA debe convertir cada formato a la unidad de inventario sin que el operario haga cuentas.

¿Qué terminales se usan?

• PDA con lector integrado. La opción más cómoda para quien escanea todo el día.
• Tablet. Buena para recepción en muelle o puestos fijos, con más pantalla.
• Ordenador. Útil en expedición o en mostrador, con un lector de mano conectado.

En nuestro SGA no hay que instalar nada en el aparato: funciona desde el navegador en PDA Android, iPad u ordenador. Está pensado para el almacén: botones grandes para usarlo con guantes, acceso con código de empleado y PIN, y el campo de escaneo siempre listo para el siguiente código.

Señales de que necesitas un SGA

• Los preparadores buscan la mercancía en lugar de ir a por ella.
• Los errores de picking generan devoluciones y abonos con frecuencia.
• El stock del ERP y el físico no cuadran, y nadie se fía del primero.
• Solo una o dos personas saben dónde está cada cosa.
• Las entradas se teclean al día siguiente y mientras tanto se vende a ciegas.
• Te piden trazabilidad por lote o caducidad y la reconstruyes a mano.
• Un cliente de gran distribución te exige avisos de expedición exactos.
• Los inventarios obligan a cerrar el almacén.

Si te ves en tres o más, merece la pena hablarlo. Es habitual en distribución mayorista y en fabricación, con almacenes de materias primas y producto terminado.

¿Cómo se conecta un SGA con SAP Business One?

Hay dos maneras de hacerlo, y la diferencia es grande.

	SGA con base de datos propia	SGA que trabaja sobre SAP Business One
Datos	Duplicados en dos sistemas	Uno solo: SAP
Stock	Se sincroniza cada cierto tiempo	Se lee de SAP en el momento
Maestros	Hay que mantenerlos en ambos lados	Los de SAP, sin copias
Descuadres	Posibles entre sincronizaciones	Sin dos versiones del stock

Nuestro SGA es del segundo tipo: trabaja directamente sobre SAP Business One, sin duplicar datos. Lo que el operario escanea se convierte en documentos de SAP, y el stock que ve es el de SAP en ese momento. Algunos detalles que importan en el día a día:

• Procesos listos para usar. Recepciones con o sin pedido, devoluciones a proveedor, picking desde la lista de picking de SAP, embalaje, entregas, devoluciones de cliente, venta directa en mostrador, traspasos, consumos y entradas de producción, entradas, salidas y recuentos.
• Ningún trabajo se pierde. Dos operarios pueden descargar el mismo camión a la vez y, si SAP rechaza un documento, queda pendiente con el motivo para reintentarlo.
• Lotes, series y ubicaciones controlados en cada movimiento, con conversión de cajas o palés a la unidad de inventario.

Y después del almacén, el reparto

Cuando la mercancía sale, el circuito sigue. Con Albaran360 planificas las rutas, el repartidor lleva la ruta en el móvil, recoge firma, fotos e incidencias, y el albarán firmado vuelve a SAP Business One al instante. Del muelle de entrada a la firma del cliente, todo queda en el mismo sistema.

Si todavía no trabajas con SAP Business One, empieza por qué es SAP Business One y cómo es su implantación.

¿Cómo empezar?

1. Ordena los códigos. Que cada artículo tenga su código de barras, por cada formato.
2. Define y etiqueta las ubicaciones si vas a trabajar con ellas.
3. Elige los terminales según quién escanea y cuánto.
4. Arranca por el proceso que más duele: casi siempre picking o recepción.
5. Forma a los operarios en el almacén, con su mercancía y sus terminales.

Un último consejo: haz un recuento completo justo antes del arranque. Si el SGA empieza con un stock que no coincide con la realidad, los operarios encontrarán diferencias desde el primer día y perderán la confianza en el sistema. Empezar con el stock cuadrado es la mejor forma de que lo adopten.

¿Hablamos?

Si tu almacén funciona con papel, memoria y buena voluntad, cuéntanos cómo trabajas. Vemos tus procesos, tu SAP Business One y tus terminales, y te decimos qué te aporta un SGA y por dónde empezar. Escríbenos y lo vemos contigo.