Software para clínicas de fisioterapia: qué debe tener

En una clínica de fisioterapia, el tiempo útil es el que pasas con el paciente en la camilla. Todo lo demás, coger el teléfono en mitad de una sesión, buscar cuántas sesiones le quedan a alguien en un bono de papel o cuadrar la caja al cerrar, es tiempo que no se factura y que cansa.

Un buen software para clínicas de fisioterapia no es el que tiene más pantallas, sino el que te quita esas interrupciones de encima. En esta guía repasamos qué debe incluir, cómo ayuda a evitar llamadas y huecos en la agenda, qué papel juega la centralita y cómo puedes tenerlo funcionando en días.

¿Qué debe tener un software para clínicas de fisioterapia?

Agenda por profesional y sede, con cita online

La agenda es el corazón de la clínica. Si trabajáis varios fisioterapeutas o tenéis más de una sede, cada uno con su horario, la agenda tiene que reflejarlo sin trucos. Y el paciente debería poder ver los huecos reales y pedir cita desde la web del centro, sin llamar. Tú confirmas y la cita queda en su sitio.

Bonos de sesiones con control de consumo

Los bonos son habituales en fisioterapia y también una fuente constante de dudas. El software debe descontar cada sesión del bono al usarla, de forma que en cualquier momento se sepa cuántas quedan. Se acabaron las tarjetas de cartón y las discusiones al final del tratamiento.

Avisos al paciente

Una cita que el paciente olvida es un hueco que ya no puedes llenar. Los avisos por email y WhatsApp mantienen las citas presentes sin que nadie tenga que llamar uno a uno.

Ficha, informes de sesión y área del paciente

Cada paciente necesita su ficha con sus datos y sus informes de sesión en un único sitio, no repartidos entre carpetas, el ordenador de la consulta y la memoria de cada profesional. Además, un área privada del paciente le permite consultar sus próximas citas, sus bonos y sus documentos sin tener que preguntarte.

Cobros y caja diaria

Cada sesión cobrada debería quedar registrada al momento, con su forma de pago, para que la caja del día se cierre sola en lugar de cuadrarse a mano.

Informes del negocio

Facturación, cobros e indicadores de la clínica de un vistazo: cuánto se ha facturado, qué está pendiente de cobro y cómo evoluciona la actividad.

Web de la clínica

La web es donde te encuentran los pacientes nuevos. Si está conectada con la agenda, la visita se convierte en cita directamente.

Necesidad de la clínica	Qué debe resolver el software
Llamadas para pedir, cambiar o anular citas	Cita online con los huecos reales de cada profesional
Varios fisioterapeutas o sedes	Agenda por profesional y por sede
Bonos en papel	Bonos con control de consumo, visibles para el paciente
Pacientes que olvidan la cita	Avisos por email y WhatsApp
Historial disperso	Ficha e informes de sesión en un único sitio
Pacientes que llaman para preguntar	Área del paciente con citas, bonos y documentos
Caja que se cuadra a mano	Cobros registrados y caja diaria
Web que no genera citas	Web pública conectada con la agenda

¿Cómo evitar llamadas y huecos en la agenda?

Las llamadas y los huecos tienen el mismo origen: la agenda solo está en un sitio al que el paciente no tiene acceso. Si se le da acceso, buena parte del problema desaparece.

• Que el paciente pida cita solo. Con la cita online, el paciente elige entre los huecos reales a cualquier hora, también por la noche o el fin de semana, cuando la clínica está cerrada.
• Que tenga sus citas presentes. Los avisos por email y WhatsApp reducen los olvidos sin que recepción tenga que dedicar la mañana a llamar.
• Que consulte sin preguntar. Si puede ver sus próximas citas y las sesiones que le quedan en su área privada, no necesita llamarte para eso.
• Que la agenda refleje la realidad. Si cada profesional tiene su horario por sede, no se dan citas en huecos que no existen ni se solapan sesiones.

Lo que no se puede resolver online, como una consulta concreta o una urgencia, seguirá llegando por teléfono. Y ahí entra la centralita.

Centralita virtual: que el teléfono no interrumpa la sesión

En muchas clínicas pequeñas no hay recepción a tiempo completo, o la persona de recepción también atiende pacientes. El resultado es el teléfono sonando en mitad del tratamiento.

Con una centralita virtual, la telefonía pasa a la nube:

• Mientras estás en consulta, las llamadas pasan a recepción o se desvían a tu móvil, para que decidas tú cuándo atender.
• Fuera de horario, saltan al buzón de voz o se desvían al móvil que elijas.
• Mensaje de bienvenida y menú de opciones, para que cada llamada llegue a quien debe.
• Extensiones en el móvil y en el ordenador, sin cableado ni equipos en la clínica.
• Conservas tus números de siempre.

Combinada con la cita online, el teléfono deja de ser el canal principal y pasa a ser el canal para lo que de verdad necesita una conversación.

Datos de salud: lo que conviene exigir

La información de tus pacientes incluye datos de salud, y la normativa de protección de datos les da una protección reforzada. No pretendemos sustituir a tu asesor, pero sí hay preguntas básicas que deberías hacer a cualquier proveedor de software:

• Acceso con usuario y permisos. Cada profesional entra con sus credenciales y ve lo que le corresponde.
• Conexión cifrada. La aplicación y la web deben funcionar siempre con HTTPS.
• Copias de seguridad. Programadas y recuperables si algo sale mal.
• Contrato de encargado del tratamiento. El proveedor que trata los datos por tu cuenta debe firmarlo contigo.
• Un único sitio para los datos. Cuanta menos información clínica circule por WhatsApp personal, carpetas sueltas o correos reenviados, más fácil es protegerla.

Para tus obligaciones concretas como clínica, como el registro de actividades o la información a los pacientes, consulta con tu asesor o tu delegado de protección de datos.

Cómo empezar en días con ECINSA APP

ECINSA APP son aplicaciones de gestión por sector para pequeñas empresas, ya construidas y probadas en negocios reales. La de fisioterapia está pensada para clínicas de fisioterapia y rehabilitación:

• El paciente ve los huecos reales y pide cita desde la web del centro; tú confirmas y le llegan los avisos por email y WhatsApp.
• Agenda por profesional y por sede.
• Bonos de sesiones con control de consumo.
• Ficha e informes de sesión del paciente.
• Área del paciente con sus citas, sus bonos y sus documentos.
• Cobros, caja diaria y panel con informes.
• Web pública incluida, conectada con la agenda.

Al estar ya construida, se pone en marcha en días, no en meses. Se paga con una cuota mensual ajustada a cada negocio, sin grandes costes de arranque. Si ya tienes una web que quieres conservar, o necesitas alojar otras aplicaciones de la clínica, también nos ocupamos del alojamiento con HTTPS y copias de seguridad.

Los pasos

1. Nos cuentas cómo trabajas: profesionales, sedes, horarios, servicios y bonos.
2. Configuramos la app con tus servicios, tarifas y agenda.
3. Activamos la cita online en tu web y los avisos al paciente.
4. Si lo necesitas, añadimos la centralita con los desvíos que encajen con tu forma de trabajar.
5. Empiezas a trabajar, con soporte del mismo equipo que lo ha puesto en marcha.

Tienes toda la información sobre la solución para el sector en fisioterapia y clínicas y una visión general para negocios pequeños en pequeña empresa.

¿Y si la clínica crece?

Una clínica con varias sedes, un volumen alto de facturación o una línea de venta de productos puede llegar a necesitar un sistema de gestión más amplio. Si te lo estás planteando, te ayudará leer cuándo necesita tu empresa un ERP y repasar las obligaciones de facturación en qué es VeriFactu y cómo prepararte.

¿Hablamos?

Si en tu clínica el teléfono, los bonos de papel o la caja del día te roban tiempo de consulta, cuéntanos cómo trabajáis y te enseñamos ECINSA APP con un ejemplo parecido al tuyo. Escríbenos desde la página de contacto.