Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia y cuándo

Durante años, «factura electrónica» ha significado para muchas empresas un PDF adjunto a un email. Eso se acaba. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales exige un fichero estructurado que el sistema del cliente pueda leer sin que nadie lo teclee, y añade algo nuevo: avisar de cuándo se acepta y cuándo se paga cada factura.

En este artículo te contamos de dónde sale la obligación, qué dice el reglamento aprobado en 2026, qué plazos están realmente en vigor, cómo encaja con VeriFactu y con el SII y qué conviene revisar ya en tu ERP.

Aviso: esta información es orientativa y está actualizada a 4 de octubre de 2026. La normativa puede cambiar, así que revisa el BOE y la sede electrónica de la AEAT, y consulta tu caso concreto con tu asesor fiscal.

¿De dónde sale la factura electrónica obligatoria?

De la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Su artículo 12 reescribió el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 con dos ideas clave:

• Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
• Emisor y destinatario deberán informar de los estados de la factura.

La misma ley añade que las plataformas de facturación deben ser interoperables y conectarse entre sí de forma gratuita, y que el receptor no puede obligar al emisor a usar un proveedor concreto.

El objetivo declarado no es solo fiscal. La ley la enmarca en la lucha contra la morosidad comercial: si se sabe cuándo se emite y cuándo se paga cada factura, se pueden medir los plazos de pago reales.

¿Qué dice el Real Decreto 238/2026?

La ley necesitaba un desarrollo reglamentario, y llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. La AEAT lo resume en su nota informativa. Lo esencial:

• A quién afecta (art. 3). A quien esté obligado a facturar cuando el cliente sea un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España.
• Qué queda fuera (art. 4). Las facturas simplificadas, salvo las cualificadas. Una orden ministerial podrá excluir otras operaciones de forma temporal si un sector tiene dificultades graves de adaptación.
• Formato (art. 7). Un mensaje estructurado ajustado a la norma europea EN16931 en una de cuatro sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Las facturas emitidas por plataformas privadas deben llevar firma electrónica avanzada.
• Vías de envío (arts. 5 y 6). Plataformas privadas de intercambio, la solución pública gratuita de la AEAT o una combinación. Si el cliente no ha pactado otra cosa, se entiende que recibe por la solución pública.
• Copia a la AEAT (art. 6.2). Si no emites por la solución pública, tu plataforma o sistema debe enviarle a la vez una copia fiel en UBL de cada factura.
• Estados de la factura (art. 10). El destinatario informa al emisor de la aceptación o rechazo comercial y del pago efectivo completo, con sus fechas, en un máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos y festivos nacionales.
• Pago comunicado a la AEAT (art. 12). El destinatario comunica a la solución pública el pago completo y su fecha, o el rechazo de la factura, y la fecha de vencimiento, en ese mismo plazo.

En resumen: no basta con generar la factura en otro formato. Cambia también lo que pasa después, en cuentas a pagar y en tesorería.

¿Cuándo será obligatoria?

Aquí está la clave. El Real Decreto entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva queda diferida y se cuenta desde la entrada en vigor de una orden del Ministerio de Hacienda que regulará la solución pública de facturación electrónica (disposición final cuarta).

Quién	Desde cuándo
Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año anterior	12 meses después de la entrada en vigor de la orden
Resto de empresarios y profesionales	24 meses después de la entrada en vigor de la orden
Personas físicas y entidades en atribución de rentas de 8 millones o menos: obligación de informar de los estados	12 meses después de su propia fecha (36 meses tras la orden, según la AEAT)
Plataformas privadas de intercambio: copia fiel, interconexión y requisitos	12 meses después de la entrada en vigor de la orden

Además, durante su primer año de obligación, las empresas de más de 8 millones deberán acompañar cada factura electrónica de un PDF que garantice su lectura, salvo que el cliente acepte expresamente recibirla solo en el formato original (disposición transitoria segunda).

¿Y la orden? Hacienda sometió a audiencia pública el proyecto de orden el 17 de abril de 2026. Es un borrador: a 4 de octubre de 2026 no nos consta publicada en el BOE la orden definitiva. El borrador preveía que la orden entrara en vigor el 1 de octubre de 2026, fecha que ya ha pasado sin que se haya publicado. Por eso no damos fechas concretas: cualquier día que leas en otra parte es una estimación hasta que la orden se publique.

¿Qué relación tiene con VeriFactu?

Se confunden a menudo porque las dos afectan a la facturación, pero regulan cosas distintas:

• VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) nace de la llamada Ley Antifraude y fija los requisitos del software que genera las facturas: integridad, registros encadenados, código QR. Lo explicamos en VeriFactu: qué es y cómo preparar tu software.
• La factura electrónica obligatoria regula el formato y el intercambio entre empresas y la comunicación de estados y pagos.

Están conectadas. El artículo 2 del Real Decreto 238/2026 define la factura electrónica obligatoria como la producida por sistemas informáticos adaptados al artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, que es precisamente la base de VeriFactu. Dicho de otro modo: la factura que viaja en formato estructurado tiene que salir de un software de facturación que cumpla.

	VeriFactu	Factura electrónica B2B	SII
Qué regula	El software de facturación y sus registros	El formato, el envío y los estados de la factura	La llevanza de los libros de IVA en la sede de la AEAT
Norma principal	Real Decreto 1007/2023	Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026	Reglamento del IVA
A quién afecta	Empresas y autónomos que facturan con software, con excepciones como el SII	Empresas y profesionales que facturan a otras empresas en España	Grandes empresas, grupos de IVA, inscritos en el REDEME, titulares de determinados depósitos fiscales de hidrocarburos y voluntarios
Relación con el cliente	Puede verificar la factura con el QR	Recibe la factura estructurada e informa de aceptación y pago	Ninguna directa

¿Y si mi empresa ya está en el SII?

El Suministro Inmediato de Información es obligatorio, según la AEAT, para las grandes empresas (más de 6.010.121,04 euros de facturación), los grupos de IVA, los inscritos en el REDEME y los titulares de determinados depósitos fiscales de gasolinas, gasóleos o biocarburantes, y voluntario para el resto. Sirve para llevar los libros registro de IVA en la sede de la AEAT.

Estar en el SII te libra de VeriFactu, pero el Real Decreto 238/2026 no prevé una exclusión equivalente para la factura electrónica: su ámbito depende de facturar a otro empresario o profesional. Si estás en el SII, tu experiencia con envíos a la AEAT te ayudará, pero tendrás que adaptarte igualmente. Confírmalo con tu asesor.

Recuerda también que facturar a las Administraciones públicas ya exige Facturae desde la Ley 25/2013. Si lo haces, parte del camino está andado.

¿Qué conviene revisar ya en tu ERP?

Que no haya fecha no significa que no haya trabajo. Estos son los puntos que revisaríamos contigo:

1. Quién factura y desde dónde. ERP, tienda online, TPV, programas sueltos. Cada sistema que emite facturas a empresas tendrá que generar el mensaje estructurado.
2. Datos maestros. NIF, direcciones, condiciones de pago y vencimientos correctos en cada cliente y proveedor. Con formatos estructurados, los errores no se disimulan.
3. Emisión. Cómo saldrá cada factura en UBL, CII, EDIFACT o Facturae, por qué vía y con qué firma.
4. Recepción. Cuál será tu punto de entrada de facturas y cómo entrarán en el ERP sin teclearlas.
5. Estados y pagos. Quién marca la aceptación o el rechazo y cómo se comunica el pago en cuatro días. Esto implica a compras, contabilidad y tesorería.
6. Calendario interno. Prepararte para la fecha que te corresponda en cuanto se publique la orden, sin esperar al último mes.

Si ya facturas por EDI a la gran distribución, tienes ventaja: el mensaje EDIFACT de factura es una de las sintaxis admitidas, siempre que se ajuste al modelo semántico EN16931. Habrá que comprobarlo, junto con cómo encaja con la copia a la solución pública y con los estados. Te lo contamos en qué es EDI.

¿Y si usas SAP Business One?

Con SAP Business One, las facturas, los cobros y los pagos ya viven en el mismo sistema, que es justo lo que pide la nueva obligación: saber qué se ha facturado, qué se ha aceptado y qué se ha pagado.

Nuestra plataforma EDI genera las facturas INVOIC desde tus propios documentos de SAP, y con nuestros conectores unimos el ERP con las plataformas de factura electrónica, Facturae y VeriFactu. Cuando se publique la orden, te ayudamos a elegir la vía y a conectar SAP Business One con ella.

Y si ya estás revisando la facturación, aprovecha para automatizar la entrada: facturas de proveedor sin teclear y conciliación bancaria automática, que te vendrá bien para comunicar los pagos a tiempo.

¿Hablamos?

Si quieres saber qué tendrá que cambiar en tu ERP para la factura electrónica obligatoria, revisamos contigo cómo emites, recibes y pagas hoy y te proponemos un plan para llegar con margen a tu fecha. Escríbenos desde la página de contacto.