Integrar tienda online con ERP: stock, pedidos y envíos sin teclear

Abrir una tienda online es relativamente fácil. Lo difícil empieza el día que vende: el pedido hay que pasarlo al ERP, el stock de la web ya no cuadra con el del almacén, alguien cambia un precio en un sitio y no en el otro, y la etiqueta del transportista se hace a mano copiando la dirección.

Integrar la tienda online con el ERP resuelve exactamente eso. En este artículo vemos qué datos conviene conectar, qué sistema debe mandar sobre cada uno, cómo cambia la cosa si vendes a consumidores o a empresas y cómo plantear el proyecto sin sorpresas.

¿Qué significa integrar la tienda online con el ERP?

Significa que la tienda y el ERP dejan de ser dos islas. Los datos viajan solos entre los dos sistemas, en la dirección correcta y con la frecuencia que cada dato necesita.

La regla de oro es sencilla: cada dato tiene un único dueño. El ERP es el dueño de los artículos, los precios y el stock, porque ahí entran las compras, salen las ventas de todos los canales y se valora el inventario. La tienda es la dueña de lo que pasa en la web: el pedido y los datos que deja el cliente.

Cuando cada dato tiene un dueño, las discusiones del tipo «en la web pone que hay» desaparecen.

¿Qué datos se sincronizan?

Esta es la tabla con la que solemos empezar cualquier integración:

Dato	Dirección	Quién manda	Frecuencia recomendada
Artículos y fichas	ERP → tienda	ERP	Por lotes o al cambiar
Precios y tarifas	ERP → tienda	ERP	Al cambiar
Stock disponible	ERP → tienda	ERP	Tiempo real o muy frecuente
Pedidos	Tienda → ERP	Tienda	Tiempo real
Clientes	Tienda → ERP	Tienda (alta) y ERP (datos fiscales)	Con cada pedido
Estado del pedido y seguimiento	ERP → tienda	ERP	Al cambiar
Envíos y etiquetas	ERP ↔ agencia de transporte	ERP	Con cada expedición

Con esto cubierto, el circuito queda así: el cliente compra en la web, el pedido entra en el ERP, el almacén lo prepara, se genera la etiqueta del transportista desde el propio pedido, el cliente recibe el seguimiento y la factura sale del ERP.

¿Qué pasa si no integras?

Pasa lo de siempre, solo que cada vez con más volumen:

• Ventas sin stock. La web vende algo que se vendió en la tienda física por la mañana. Toca llamar al cliente, cancelar y devolver el dinero.
• Pedidos tecleados a mano. Alguien copia cada pedido de la web al ERP. Con pocos pedidos es un rato; en campaña es un cuello de botella y una fuente de errores.
• Precios distintos. La tarifa cambia en el ERP y la web sigue con la antigua, o al revés.
• Clientes duplicados y direcciones que no coinciden con las de la factura.
• Etiquetas y seguimiento manuales, copiando direcciones de una pantalla a otra.
• Facturación desordenada. Si la tienda emite sus propias facturas y el ERP las suyas, cuadrar series, rectificativas e IVA se complica, y más con VeriFactu en el horizonte.

¿Cambia algo si vendes a empresas y no a consumidores?

Mucho. En B2C el precio es el mismo para todos, se paga con tarjeta al momento y el pedido suele ser pequeño. En B2B cada cliente tiene su tarifa, sus descuentos, su forma de pago pactada y pedidos con muchas líneas que se repiten.

Por eso, en B2B la integración pesa todavía más: el precio que ve cada cliente tiene que ser el mismo que saldrá en su factura, y eso solo se consigue leyéndolo del ERP.

Muchas empresas venden en los dos mundos a la vez: una tienda para el consumidor final y un canal para sus clientes profesionales. Lo importante es que los dos canales tiren del mismo stock y entreguen sus pedidos al mismo ERP.

¿Cuándo conviene un portal B2B en lugar de una tienda online?

Si la mayoría de tus ventas son a profesionales que repiten pedido, con condiciones propias y que quieren consultar sus facturas y albaranes, una tienda pensada para consumidores se queda corta. Ahí encaja mejor un portal privado conectado en tiempo real al ERP.

No lo repetimos aquí: lo explicamos a fondo, con un piloto paso a paso, en portal B2B para distribuidores. Si trabajas con SAP Business One, nuestro portal es Conexa: cada cliente ve su precio, su stock y sus documentos y pide a cualquier hora.

Una pista rápida para decidir:

• Tienda online: catálogo abierto, precio público, pago al momento, compra puntual.
• Portal B2B: acceso privado, precio de cada cliente, condiciones pactadas, compra recurrente.
• Las dos: si vendes a consumidores y a profesionales, con un único stock en el ERP.

¿Tiempo real o por lotes?

No todo necesita la misma velocidad. Lo que puede costarte una venta mal hecha, como el stock y los pedidos, conviene moverlo en tiempo real o con mucha frecuencia. Lo que cambia poco, como las fichas de producto o las imágenes, puede ir por lotes en momentos de poca carga.

Lo que sí hay que evitar es la sincronización nocturna del stock en una tienda con movimiento: a media mañana ya no es fiable.

¿Y los envíos?

El pedido no acaba cuando se cobra. Con la integración con las agencias de transporte, la etiqueta, la expedición y el número de seguimiento se generan desde el propio pedido del ERP, sin copiar direcciones. El seguimiento vuelve a la tienda y el cliente lo recibe sin que nadie lo envíe a mano.

Si tienes flota propia, el reparto se puede llevar con rutas planificadas y firma en la entrega, conectado también con el ERP, como hace Albaran360 con SAP Business One.

Conectores de ECINSA: de Shopify a tu ERP

Nuestros conectores unen tu ERP con lo que ya usa tu empresa. En comercio electrónico, eso significa pedidos, stock, precios y clientes sincronizados con tu tienda y tus canales, y etiquetas, expediciones y seguimiento de las agencias de transporte generados desde el pedido.

Si vendes con Shopify y trabajas con SAP Business One, tenemos un conector propio entre SAP Business One y Shopify funcionando en producción. También conectamos el ERP con otras tiendas online y con marketplaces, en tiempo real o por lotes según el caso.

¿Todavía no tienes un ERP y vendes en tienda física, web y marketplaces? Revisa las opciones para retail y ecommerce. Si eres mayorista, la visión completa está en distribución.

¿Cómo plantear el proyecto de integración?

1. Mapa de datos. Qué datos se mueven, en qué dirección y quién manda sobre cada uno. La tabla de arriba es un buen punto de partida.
2. Datos maestros limpios. Referencias, descripciones, familias, impuestos y unidades ordenados en el ERP antes de conectar. La integración copia lo que hay, también los errores.
3. Reglas de negocio. Qué stock se publica (todo, por almacén o con margen de seguridad), cómo se tratan los portes, los descuentos y las devoluciones.
4. Facturación. Decidir qué sistema emite la factura. Lo más ordenado suele ser que salga del ERP.
5. Pruebas con pedidos reales. Altas de clientes nuevos, pedidos con varias líneas, pagos fallidos, cancelaciones y devoluciones.
6. Seguimiento. Un panel o un aviso cuando algo no se sincroniza, para corregirlo antes de que lo note el cliente.

Errores habituales

• Dos precios mantenidos a mano en dos sitios.
• Publicar todo el stock sin descontar lo reservado para otros canales.
• Olvidar las devoluciones, que también tienen que volver al ERP.
• No vigilar la integración: un fallo silencioso puede tener pedidos parados durante horas.

Si quieres ver cómo se elige y se pone en marcha el ERP que estará detrás de todo esto, empieza por cómo elegir un ERP para pymes.

¿Hablamos?

Si tu tienda online y tu ERP todavía se hablan a base de copiar y pegar, cuéntanos qué plataforma usas y cómo vendes. Te proponemos qué conectar primero y cómo hacerlo sin parar la venta. Escríbenos desde la página de contacto.