ERP para distribuidores de pintura: lotes, tarifas y reparto

Pocos sectores combinan tantas variables en un mismo artículo como la pintura. El mismo producto existe en varias bases, decenas de colores y varios formatos de envase; cada lote tiene su caducidad; cada referencia arrastra su ficha técnica y su ficha de seguridad; y el mismo bote no cuesta lo mismo a un pintor autónomo que a un almacén o a una constructora.

Por eso un ERP para distribuidores de pintura no puede ser un programa de facturación con un módulo de stock añadido. Tiene que ordenar todo eso en un único sistema y conectarse con el almacén, con los clientes que piden desde la obra y con el reparto. En este artículo repasamos los retos del sector uno a uno y cómo los resolvemos con SAP Business One y nuestras soluciones propias.

Los retos de la distribución de pintura

Miles de referencias por color, base y formato

Un catálogo de pintura crece por combinación: producto, base, color y formato. Cada combinación es una referencia con su código, su precio y su stock. Mantenerlas a mano en hojas de cálculo lleva a duplicados, códigos mal escritos y precios que no se actualizan a la vez.

Lotes y caducidades

La pintura tiene vida útil. Hay que saber qué lote salió hacia qué cliente, qué lotes caducan pronto y en qué almacén están, y despachar primero lo que caduca antes. Si un lote da problemas, hay que poder localizarlo en horas, no en días.

Fichas técnicas y de seguridad

Los clientes profesionales piden la ficha técnica para saber cómo aplicar el producto, y la ficha de datos de seguridad es obligatoria, según el Reglamento REACH, para las pinturas y productos clasificados como peligrosos. Si viven en carpetas compartidas, siempre hay alguien enviando la versión equivocada por email.

Tarifas por tipo de cliente

Pintor, almacén, constructora, gran cuenta: cada uno tiene su tarifa, sus descuentos por familia y, a veces, sus acuerdos particulares. Cuando el precio depende de la memoria del comercial, el margen se escapa.

Pedidos desde la obra

El pintor pide desde la obra, a cualquier hora, por teléfono, WhatsApp o email. Alguien en la oficina tiene que descifrar el mensaje, buscar las referencias y teclear el pedido.

Reparto a obra

Las entregas a obra no tienen muelle de carga ni horario fijo. Sin una prueba de entrega fiable, cualquier reclamación se convierte en tu palabra contra la del cliente, y la factura se retrasa hasta que vuelve el albarán firmado.

EDI con grandes superficies

Si vendes a grandes superficies de bricolaje o a centrales de compra, lo normal es que exijan recibir y enviar pedidos, albaranes y facturas por EDI. Hacerlo a mano o con un portal web externo supone teclear dos veces lo mismo.

¿Cómo lo resuelve SAP Business One?

SAP Business One es el núcleo: finanzas, ventas, compras, almacén, producción y CRM en un único sistema y en tiempo real. Sobre él trabajan las soluciones que hemos desarrollado en ECINSA para cubrir las partes del día a día que un ERP estándar no resuelve por sí solo.

Reto	Cómo se resuelve	Solución
Miles de referencias por color, base y formato	Maestro de artículos único, con listas de precios y stock por almacén	SAP Business One
Lotes y caducidades	Lotes con fecha de caducidad controlados en cada movimiento de almacén	SAP Business One + SGA
Fichas técnicas y de seguridad	Documentos adjuntos al artículo; las fichas técnicas, visibles para el cliente en el portal	SAP Business One + Conexa
Tarifas por tipo de cliente	Listas de precios y descuentos por cliente o grupo, leídos en el pedido	SAP Business One + Conexa
Pedidos desde la obra	Portal B2B con el precio de cada cliente y el stock en vivo, 24/7	Conexa
Reparto a obra	Rutas, firma, fotos e incidencias, con el albarán firmado de vuelta en SAP	Albaran360
EDI con grandes superficies	Pedidos que entran solos y albaranes y facturas que salen desde SAP	EDI
Fabricación propia	Planificación de materiales y registro de la fabricación en planta	MRP + Terminal de Producción

Si quieres entender mejor el ERP antes de seguir, tienes una visión general en qué es SAP Business One y una guía de costes en cuánto cuesta SAP Business One.

Un almacén que sabe qué lote sale: SGA

El control de lotes en el ERP solo sirve si el almacén lo respeta en cada movimiento. Nuestro SGA trabaja directamente sobre SAP Business One: recepciones, picking, expediciones, traspasos e inventario con PDA, tablet u ordenador, escaneando cada línea.

Para un distribuidor de pintura, eso significa:

• Recepción por lote, registrando la caducidad al descargar el camión.
• Ubicaciones para saber dónde está cada lote dentro del almacén.
• Picking con lote desde la lista de picking de SAP, para que salga el que corresponde.
• Conversión de cajas o palés a la unidad de inventario, algo habitual con envases de distintos tamaños.
• Stock leído de SAP al momento, sin sincronizaciones intermedias.

Si es la primera vez que te planteas un sistema de este tipo, empieza por qué es un SGA.

Pedidos sin teclear: Conexa y EDI

Portal B2B para pintores y almacenes

Conexa es nuestro portal B2B conectado en tiempo real a SAP Business One. Cada pintor, almacén o constructora entra con su usuario y ve su catálogo, su precio y sus condiciones, el stock real y sus fichas técnicas, y hace el pedido a cualquier hora, también desde la obra. Además consulta su histórico, sus facturas y sus albaranes, y repite pedidos anteriores.

El pedido llega a SAP sin que nadie lo teclee. El equipo de la oficina deja de transcribir mensajes y pasa a revisar y atender. Lo explicamos en profundidad en portal B2B para distribuidores.

EDI con grandes superficies y centrales de compra

Con nuestra plataforma EDI, los pedidos de la gran distribución entran como pedidos de venta de SAP Business One con el cliente y los artículos ya identificados por GLN y EAN, y las respuestas a pedido, los avisos de expedición y las facturas salen desde tus propios documentos de SAP. Cada mensaje tiene su seguimiento. Si el EDI es nuevo para ti, te lo contamos en qué es el EDI.

Reparto a obra con prueba de entrega: Albaran360

Albaran360 digitaliza el reparto de principio a fin:

1. Planificación de rutas por carretera real, con zonas por código postal y la capacidad y los horarios de tu flota.
2. App del repartidor desde el navegador del móvil, con navegación hasta cada parada.
3. Firma, fotos e incidencias registradas en el momento de la entrega, también en obra.
4. Albarán firmado de vuelta en SAP al instante, y enviado por email al cliente.

La oficina ve en todo momento qué está pendiente, en ruta, entregado o con incidencia. Y como la prueba de entrega está en SAP antes de que vuelva la furgoneta, se puede facturar sin esperar al papel.

Si además fabricas: MRP y Terminal de Producción

Muchos distribuidores de pintura también fabrican, o fabrican y distribuyen dentro del mismo grupo. En ese caso, SAP Business One gestiona las fórmulas como listas de materiales y las órdenes de fabricación, y se completa con dos piezas:

• MRP: calcula qué materias primas y envases comprar y qué fabricar a partir de pedidos, stock y fórmulas. Antes de proponer una compra nueva, mira si ya hay un pedido en camino que solo haya que adelantar, y cada propuesta explica qué necesidad cubre.
• Terminal de Producción: los operarios fichan desde una tablet las fases y los consumos de cada lote fabricado, que se registran en SAP al momento. Si la red se cae, la planta sigue fichando y los datos se envían al volver.

Encontrarás más detalle en la página del sector de fabricación industrial.

¿Por dónde empezar?

No hay que implantarlo todo a la vez. Un orden que suele funcionar:

1. ERP primero. Maestro de artículos limpio, lotes, tarifas y almacenes en SAP Business One. Es la base de todo lo demás. Si estás comparando opciones, revisa cómo elegir un ERP para tu pyme y cómo es una implantación de SAP Business One.
2. Almacén. El SGA en cuanto el volumen de movimientos o la trazabilidad por lote lo pidan.
3. Canales de pedido. EDI si vendes a grandes superficies; Conexa para pintores, almacenes y constructoras.
4. Reparto. Albaran360 cuando la prueba de entrega y la planificación de rutas sean un cuello de botella.
5. Fabricación. MRP y Terminal de Producción si fabricas.

Tienes la visión completa del sector en nuestra página de pinturas y recubrimientos y de distribución mayorista.

¿Hablamos?

Llevamos implantando SAP Business One desde 2003, y conocemos bien los retos del sector de la pintura: referencias, lotes, tarifas y repartos que no esperan. Cuéntanos cómo trabajas hoy y te proponemos por dónde empezar. Contacta con nosotros.