ERP para empresas de transporte: flotas, rutas y facturación

En transporte se trabaja mucho. Los camiones salen cada día, los conductores hacen sus horas y los clientes reciben su mercancía. Pero cuando llega final de mes, a muchas empresas les cuesta responder a una pregunta sencilla: ¿qué rutas te están dando dinero y cuáles lo están perdiendo?

Con márgenes ajustados, combustible que sube y baja, clientes que exigen rapidez y trazabilidad, y obligaciones documentales en cada servicio, trabajar a ciegas sale caro. En este artículo vemos qué debe hacer un ERP para empresas de transporte, cómo se mide la rentabilidad por ruta, cliente y vehículo, y cómo lo resolvemos con SAP Business One y nuestras soluciones de reparto y pruebas de entrega.

¿Por qué cuesta tanto saber si una ruta es rentable?

Porque la información está repartida en demasiados sitios:

• Los servicios llegan por teléfono o email y se anotan en una agenda o una hoja.
• Las rutas se planifican a mano, en un Excel o en la cabeza del jefe de tráfico.
• Los costes del vehículo viven en facturas de taller, gasolineras y aseguradoras que nadie relaciona con el servicio.
• Las pruebas de entrega vuelven en papel días después, a veces arrugadas o incompletas.
• La facturación se hace a mano cuando por fin llega toda la documentación.

Con este circuito, el ingreso de cada servicio se conoce, pero su coste real no. Y sin coste no hay rentabilidad: hay una sensación.

¿Qué debe hacer un ERP para empresas de transporte?

Necesidad	Qué debe resolver	Cómo lo resolvemos
Servicios y clientes	Cada servicio registrado con su cliente, origen, destino y tarifa	SAP Business One
Flota	Costes de cada vehículo: combustible, mantenimiento, ITV, seguros, incidencias	SAP Business One
Rutas	Planificación por carretera real, zonas, capacidad y horarios	Albaran360
Prueba de entrega	Firma, foto, DNI y ubicación, adjuntas al documento	Firma360 y Albaran360
Facturación	Facturar los servicios realizados sin esperar al papel	SAP Business One
Rentabilidad	Margen por ruta, cliente, vehículo y servicio	SAP Business One
Integraciones	Agencias, clientes y plataformas de carga	Conectores

SAP Business One es nuestra especialidad y la base de todo: finanzas, ventas, compras, informes y CRM en un único sistema y en tiempo real. Sobre él trabajan las soluciones propias que completan lo que un ERP estándar no hace por sí solo en transporte.

Gestión de flotas: cada vehículo, un centro de coste

El primer paso para conocer la rentabilidad es saber cuánto cuesta cada vehículo. En SAP Business One, la contabilidad analítica permite tratar cada camión o furgoneta como un centro de coste. Cada factura que llega se imputa al vehículo que la ha generado:

• Combustible y peajes.
• Mantenimiento, reparaciones y neumáticos.
• Revisiones técnicas e ITV.
• Seguros e impuestos.
• Incidencias y siniestros.

Esa imputación se hace al registrar la factura, no después. Al final del periodo no tienes que reconstruir nada: el coste de cada vehículo está ahí, comparable con los servicios que ha realizado.

Lo mismo vale para los colaboradores. Si subcontratas servicios a autónomos o a otras empresas, sus facturas se registran como compras asociadas a la ruta o al cliente, y el margen de ese servicio refleja lo que realmente te ha costado.

Rutas planificadas, no improvisadas

Albaran360 digitaliza la ruta de principio a fin:

1. Planificación por carretera real, con zonas por código postal y la capacidad y los horarios de cada vehículo.
2. App del conductor desde el navegador del móvil, sin instalar nada, con navegación hasta cada parada.
3. Firma, fotos e incidencias en cada entrega, recogida o devolución.
4. Oficina en tiempo real: pendiente, en ruta, entregado o con incidencia, y el albarán firmado de vuelta en SAP al instante.

El jefe de tráfico deja de llamar a los conductores para saber cómo va el reparto, y el cliente que pregunta por su envío recibe la respuesta en el momento.

Pruebas de entrega que llegan antes que el camión

En transporte, la prueba de entrega es la que permite facturar y la que zanja cualquier reclamación. Si vuelve en papel, llega tarde; si se pierde, el servicio queda en el aire.

Firma360 captura desde el móvil la firma, el DNI, una foto y la ubicación sobre los documentos estándar de SAP Business One: albaranes, pedidos, devoluciones, recogidas y traslados. Genera al momento un PDF con la prueba y lo adjunta al documento en SAP. Lo que se captura se configura según el tipo de operación, y funciona como web instalable desde el navegador.

¿Cuándo usar cada una? Si necesitas planificar rutas y seguir el reparto en vivo, Albaran360. Si lo que te falta es la prueba de entrega sobre tus documentos de SAP, Firma360 es la vía más directa.

Facturación de servicios sin esperas

Cuando el servicio y su prueba de entrega están en SAP, la factura deja de depender del papel:

• Se factura lo realizado, a partir de los documentos ya firmados.
• Se agrupan servicios por cliente y periodo, según lo pactado con cada uno.
• Las incidencias quedan registradas, para no facturar lo que no se hizo ni dejar de facturar lo que sí.
• Todo pasa a contabilidad sin volver a teclearse.

Menos tiempo administrativo, menos errores y un cobro que empieza antes. Y si tu facturación debe cumplir las nuevas obligaciones de registro, repasa VeriFactu: qué es y cómo prepararte.

Conectar lo que ya usas

Una empresa de transporte rara vez trabaja sola: colabora con agencias, recibe pedidos de los sistemas de sus clientes y usa plataformas de carga. Con nuestros Conectores, el ERP se integra con esas fuentes para que los datos viajen solos: etiquetas y expediciones generadas desde el propio pedido y seguimiento de envíos.

Rentabilidad por ruta, cliente y vehículo

Con ingresos y costes en el mismo sistema, las preguntas que importan tienen respuesta:

• ¿Qué rutas dejan menos margen por servicio?
• ¿Qué clientes son rentables y cuáles solo dan volumen?
• ¿Qué vehículos cuestan más de lo que producen?
• ¿Dónde se pierden márgenes: esperas, retornos en vacío, incidencias o subcontratación?

Con esos datos se decide con criterio: renegociar una tarifa, reorganizar una ruta, renovar un vehículo o dejar de hacer un servicio que solo genera trabajo.

Un consejo práctico: no intentes medirlo todo desde el primer mes. Empieza por la dimensión que más dudas te genera, normalmente la ruta o el cliente, y compárala periodo a periodo. Cuando el equipo se acostumbra a imputar bien los costes, añadir el vehículo o el tipo de servicio es casi inmediato, porque los datos ya están en el sistema y solo cambia la forma de mirarlos.

¿Por dónde empezar?

1. Ordena los datos básicos: clientes, tarifas, vehículos y tipos de servicio en SAP Business One.
2. Imputa los costes por vehículo desde el primer día, con la contabilidad analítica.
3. Digitaliza la prueba de entrega con Firma360 o, si también planificas rutas, con Albaran360.
4. Conecta lo que ya usas: agencias, clientes y plataformas de carga.
5. Revisa la rentabilidad cada mes y actúa sobre lo que no cuadra.

Si vienes de hojas de cálculo, te será útil cuándo necesita una empresa un ERP y cómo elegir un ERP para tu pyme. Tienes la visión completa del sector en transporte y logística y todo lo que hacemos para empresas de cierto tamaño en mediana y gran empresa.

¿Hablamos?

Si trabajas mucho y no tienes claro en qué rutas ganas dinero, cuéntanos cómo organizas hoy tus servicios, tu flota y tu facturación. Te proponemos por dónde empezar para que los números cuadren. Escríbenos.