SAP Business One para distribución: pedidos, stock y margen

Muchas empresas de distribución crecen con lo que tienen a mano: un programa de facturación, varias hojas de cálculo, el correo como sistema de pedidos y la memoria de dos o tres personas clave. Funciona mientras el volumen es pequeño. Cuando crecen los clientes, las referencias o los almacenes, empiezan los síntomas: pedidos que se pierden, stock que no cuadra, compras a destiempo y una pregunta que nadie sabe responder con seguridad: ¿qué margen te deja de verdad cada cliente una vez servido?

En este artículo vemos qué aporta SAP Business One para distribución, proceso a proceso: cómo entran los pedidos, cómo se controla el stock, cómo se compra, cómo se mide el margen y cómo se conecta todo con el almacén y el reparto.

¿Por qué se queda corto el sistema de siempre?

El problema no suele ser una herramienta concreta, sino que cada área trabaja en la suya:

• Pedidos que llegan por email, teléfono o WhatsApp y alguien teclea en la oficina.
• Stock en una hoja de cálculo por almacén, actualizada cuando se puede.
• Almacén y contabilidad que no se hablan: lo que sale no se factura hasta que llega el papel.
• Entregas sin prueba fiable de qué se entregó, cuándo y a quién.
• Margen que se calcula a final de mes, si se calcula.

Cada salto entre sistemas es una oportunidad de error y un retraso. Y el coste no se ve en ningún informe: está repartido en horas de oficina, devoluciones, portes extra y compras de más.

¿Qué es SAP Business One y por qué encaja en distribución?

SAP Business One es el ERP de SAP para pymes en crecimiento: finanzas, ventas, compras, almacén, producción y CRM conectados en tiempo real. En distribución encaja porque el negocio gira justo alrededor de esos procesos, y porque lo que pasa en uno afecta inmediatamente a los demás. Un pedido compromete stock, una compra lo repone, una entrega genera la factura y todo acaba en contabilidad sin volver a teclearse.

Si es la primera vez que lo miras, tienes la visión general en qué es SAP Business One.

Pedidos: de todos los canales a un único sitio

En distribución, el pedido puede llegar por cinco vías distintas el mismo día. Lo importante es que todas acaben en el mismo sitio y con los mismos datos.

Canal	Cómo entra en SAP Business One
Comercial o teléfono	Se graba en SAP viendo el precio del cliente y el stock disponible
Clientes profesionales	Piden solos en el portal B2B Conexa, con su tarifa y el stock en vivo
Gran distribución	Llega por EDI y se convierte en pedido de venta sin teclear
Tienda online	Se sincroniza con un conector
Email con un listado	Se reduce a medida que los clientes pasan al portal

Una vez dentro, el pedido sigue el mismo camino: se comprueba el stock, se prepara, se genera el albarán, se entrega y se factura, y cada documento queda enlazado con el anterior. Ante una reclamación, se ve todo el recorrido del pedido en un clic.

Para la parte de los clientes que piden solos, lo contamos en detalle en portal B2B para distribuidores, y para la gran distribución en qué es EDI.

Stock por almacén, en tiempo real

SAP Business One lleva el stock por almacén, con lotes, números de serie, ubicaciones y valoración. Lo que más cambia en el día a día es que cada artículo muestra lo que hay, lo que está comprometido con pedidos y lo que está pedido al proveedor, de modo que ventas promete sobre lo disponible y no sobre lo que hay en la estantería.

Si trabajas con varios almacenes, este es el punto que más se nota. Lo desarrollamos en control de stock en distribución.

Cuando el volumen de movimientos crece, nuestro SGA lleva ese control al propio almacén: recepciones, picking, expediciones, traspasos e inventarios escaneando con PDA, tablet u ordenador, directamente sobre SAP y sin duplicar datos.

Compras y reaprovisionamiento

Comprar bien en distribución es comprar lo que vas a vender, cuando lo vas a vender y en el almacén donde lo vas a vender. Con SAP Business One:

• Defines stock mínimo y máximo por artículo y almacén, y el sistema avisa cuando hay que reponer.
• Ves lo que ya está pedido antes de lanzar otra compra, para no duplicarla.
• Recibes contra el pedido de compra, y las diferencias de cantidad aparecen en la recepción, no en la factura.
• Analizas la rotación para detectar referencias que se acumulan y familias que se rompen a menudo.

El resultado es menos rotura y menos sobrestock a la vez, que en distribución suelen convivir en almacenes distintos.

Margen por cliente y por artículo

Este es, para muchos distribuidores, el motivo de fondo para cambiar de sistema. Cuando pedidos, costes y facturas están en el mismo sitio, puedes responder preguntas que antes requerían días de hojas de cálculo:

• ¿Qué clientes dejan más margen y cuáles menos?
• ¿Qué artículos vendes mucho pero ganas poco?
• ¿Qué descuentos o acuerdos particulares se están comiendo el beneficio?
• ¿Qué comercial vende con mejor margen?

SAP Business One muestra el beneficio bruto de cada documento de venta y permite analizarlo por cliente, artículo, familia o comercial con informes sobre los datos reales. Si además imputas los costes logísticos de cada entrega, como portes o devoluciones, ves también el coste real de servir a cada cliente, que es lo que de verdad decide si es rentable.

Logística: del muelle a la firma del cliente

El circuito no acaba en el almacén. Con Albaran360 planificas las rutas de reparto por carretera real, con zonas por código postal y la capacidad y los horarios de tu flota. El repartidor lleva la ruta en el móvil, recoge firma, fotos e incidencias en cada parada, y el albarán firmado vuelve a SAP al instante. La oficina ve qué está pendiente, en ruta, entregado o con incidencia, y puede facturar sin esperar a que vuelva el papel.

¿Y si distribuyes alimentación?

En alimentación y bebidas se añaden tres exigencias:

1. Lotes y caducidades en cada recepción, preparación y expedición, para saber qué lote fue a qué cliente.
2. EDI con la gran distribución, porque las centrales de compra suelen exigir pedidos, albaranes y facturas por ese canal.
3. Reparto diario con muchas paradas y devoluciones que hay que registrar en el momento.

Las tres se cubren con las mismas piezas: SAP Business One para lotes y caducidades, el SGA para aplicarlas en cada movimiento, EDI para los grandes clientes y Albaran360 para el reparto. Si además vendes a sectores con muchas variantes por artículo, puedes ver un ejemplo concreto en ERP para distribuidores de pintura.

¿Por dónde empezar?

Fase	Qué se implanta	Qué resuelve
1	SAP Business One	Pedidos, stock, compras, margen y contabilidad en un único sistema
2	SGA	Almacén escaneado y stock al día
3	Conexa y EDI	Pedidos que entran solos, sin teclear
4	Albaran360	Rutas y entregas con albarán firmado en SAP

No hace falta seguir este orden al pie de la letra: se empieza por lo que más duele. Para planificarlo, te ayudarán cómo es una implantación de SAP Business One y de qué depende el precio de SAP Business One. Tienes la visión completa del sector en distribución mayorista y todo lo que hacemos para empresas de cierto tamaño en mediana y gran empresa.

¿Hablamos?

Implantamos SAP Business One desde 2003 y trabajamos a diario con empresas de distribución. Cuéntanos cómo te llegan los pedidos, cuántos almacenes tienes y qué te gustaría saber de tu margen, y te proponemos por dónde empezar. Contacta con nosotros.